Glede na poročilo PMSolutions 'Stanje PMO' , se je odstotek organizacij s pisarno za vodenje projektov (PMO) povečal z 61 odstotkov v letu 2007 na 71 odstotkov v zadnjem času (2017).

Podjetja tekmujejo v neprestano vrtljivih vratih digitalne kompleksnosti. To ustvarja povečan pritisk za zagotavljanje večjega obsega projektov z omejenimi sredstvi, hkrati pa še povečuje poslovanje. S hitrim digitalnim širjenjem in nenehnim motenjem tehnologij mora izkoreninjenje stabilnih industrij in podjetij ohraniti in povečati svoj tržni delež ali umreti z mečem.

Uravnoteženje več projektov postaja vse pomembnejše, saj organizacije prepoznajo njegovo vrednost v konkurenčnem okolju, kjer je maksimiranje virov in doseganje časovnih rokov lahko razlika med potapljanjem ali plavanjem v tem hitrem podnebju.

Načela upravljanja PMO temeljijo na industrijsko standardnih metodologijah, dokumentiranih v PRINCE2 ali smernice iz PMBOK ki se osredotočajo na načrtovanje, organiziranje, kadrovanje, izvajanje in nadzor poslovanja organizacije, da se zagotovi največji izhod z minimalnimi napakami.

Toda ali obstaja ena velikost za vse pisarne za vodenje projektov? Preučimo, kaj dela PMO in ali bi morala vaša organizacija upoštevati ta pristop pri upravljanju projektov.

Kaj je PMO in zakaj ga potrebujete?

PMO igra ključno vlogo pri upravljanju projektov s strateške ravni. Za razliko od projektnega vodenja, ki se osredotoča na vsakodnevne dejavnosti znotraj projektne skupine, PMO deluje kot okvir za vodje projektov , ki zagotavlja metodologije in predloge PMO za upravljanje programov znotraj organizacije. Nadzira vire za upravljanje projektov, potrebne za vzdrževanje in uvajanje projektov. Pomaga tudi s posebnimi orodji PMO, kot so grafikoni Smartsheet, Pert in Gantt, ki bodo drugim skupinam zagotavljali smernice in podporo pri upravljanju projektov.

Vodstvene ekipe v organizaciji imajo navadno drugo pomembno delo, na katero se morajo osredotočiti pri vodenju podjetja, in nimajo zmogljivosti ali potencialnih veščin za spremljanje vseh projektov v igri na visoki ravni.

Vodje projektov so zasedeni s svojimi vsakodnevnimi dejavnostmi in svojimi skupinami, zato to brezno ostane brez posadke, pri čemer nihče ne bo imel več kot 30.000 čevljev prednosti pri izvedbi številnih projektov, ki jih mora organizacija opraviti v proračunskem letu. Komunikacija je razporejena, saj višje vodstvo nima dobre splošne slike o zdravju svojega podjetja na lokalni ravni.

Odgovornosti PMO

Upravljanje

Določanje najboljših praks za razvoj programov v celotni organizaciji. Osredotoča se na postopke s standardizacijo metodologij PMO, potrebnih med oddelki.

Komunikacija

Premostitev vrzeli med višjim vodstvom, vodji oddelkov in vodji projektov, da se poenostavi komunikacija in posodobitev statusa projekta, je lahko velika naloga v velikih organizacijah. Če centraliziramo to funkcijo PMO, zagotovimo, da se vodstvo zaveda, kateri projekti so ogroženi, in potencialno poudari zamujene priložnosti z namenom oblikovanja akcijskega načrta za popravek padajoče poti projekta.

Upravljanje virov

PMO upravlja medsebojne odvisnosti med projekti, kar zmanjšuje zapravljanje virov in napak ter ponovljivo delo, ki je bilo že opravljeno. Ta učenja izkoristi in zbere pridobljene lekcije ter jih da na voljo drugim projektnim skupinam, da povečajo nadaljnjo optimizacijo in skrajšajo roke. Ustvari sinergijo med vodji projektov, ki zagotavljajo gladko jadranje na projektni osnovi.

Treniranje

PMO usposobi in mentorira vodje projektov in vodje skupin, povečuje vrednost nabora spretnosti ekipe, hkrati pa promovira najboljše prakse vodenja projektov v organizaciji in jim daje glas, da usmerjajo projekt v pravo smer.

Strateško načrtovanje

PMO je ključni akter, ki pomaga višjemu vodstvu pri osredotočanju na to, katere projekte je treba odpraviti in kako določiti prednostne naloge na podlagi dolgoročnih strateških ciljev.

Različne vrste PMO

Kje se PMO prilega hierarhični strukturi vašega podjetja, bo odvisno od tega, kaj želi vaše podjetje doseči v številnih projektih, in od uskladitve, potrebne za ustvarjanje edinstvene funkcije PMO za upravljanje določenih nalog, ki jih je treba dodeliti. Te naloge pa temeljijo na potrebah vaše organizacije.

Organizacije lahko upoštevajo različne vrste PMO.

• Enterprise PMO : Zagotavlja, da so projekti usklajeni z vizijo in strategijo organizacije. Običajno PMO za podjetja poročajo izvršnemu direktorju in so pristojni za sprejemanje strateških in taktičnih odločitev v vseh projektih.
• Divizijski PMO: Zagotavlja podporo projektom za določeno poslovno področje v organizaciji. To vključuje upravljanje programov, usposabljanje, načrtovanje virov in usklajevanje projektov.
• Projektni PMO: To se določi za čas trajanja posameznega projekta ali programa. Vključuje administrativno podporo, nadzor, spremljanje in poročanje.
• Center odličnosti za vodenje projektov : Določa standarde in postopke za upravljanje projektov, metode in orodja za podporo projektnim skupinam v celotni organizaciji.

Ali vaša organizacija potrebuje PMO?

Za uspešno izvajanje metodologij PMO si morajo podjetja zapomniti nekaj ključnih konceptov:

1. Vloga PMO mora biti jasno opredeljena, pri čemer ne sme biti dvoumnosti glede odgovornosti.
2. Namesto da dodelite več vlog in odgovornosti PMO, se osredotočite na to, kaj mora organizacija doseči tako v kratkoročnih kot dolgoročnih ciljih.
3. Zaveza višjega vodstva je potrebna, da PMO sprejmejo vsi deli organizacije. Brez tega mandata je oddelek PMO le še en silos, ki se bori za uveljavitev svojega glasu v organizaciji.

Preden najamete PMO, si vzemite čas, da razumete, kaj je pisarna za vodenje projektov in kako lahko dolgoročno koristi organizaciji. Od tam naprej izvajajte akcijski načrt, ki zagotavlja jasne KPI KPO za oceno koristi PMO.

Vendar je pomembno vedeti, da PMO ne potrebuje vsaka organizacija, zlasti v začetnih fazah poslovanja. Ko podjetje dozori, postaja vprašanje, ali vključiti PMO ali ne, vse bolj aktualno. Za večje organizacije, ki delujejo več programov hkrati, zagotovo koristi vlaganje v okvir PMO s ciljem jasnejše komunikacije med notranjimi zainteresiranimi stranmi in zagotavljanja ključnih kazalnikov uspešnosti PMO. Da bi še bolje razumeli, kako velikost podjetja vpliva na potrebo po PMO, si oglejmo nekaj podatkov:

• 90% velikih podjetij ima PMO
• 88% srednje velikih podjetij ima PMO
• 61% malih podjetij ima PMO

Na splošno ima 71% podjetij PMO, to število pa se je v zadnjem desetletju povečalo za deset.

Organizacije običajno začnejo ustanavljati pisarno za vodenje projektov, ne da bi vnaprej ocenile tveganja in koristi. Če PMO deluje slabo, lahko podjetje postavi nazaj v smislu izvajanja projektov, hkrati pa ustvari negativne občutke do vodenja projektov, zaradi česar so zainteresirane strani živčne, da vlagajo čas in denar, da to v prihodnosti znova uvedejo.

Po navedbah PMI's 2017 Utrip poklica , podjetja, ki svojo strukturo PMO v celotnem podjetju prilagodijo strategiji vodstvenega vodstva, so imela 38% več projektov, ki izpolnjujejo prvotne cilje kot tisti, ki jih niso.

Naslednje koristi pri uvajanju PMO so podjetja, ne glede na to, v katerem sektorju delujejo:

• Zagotavljanje standardizirane metodologije upravljanja projektov in najboljših praks PMO z oprijemljivimi, dolgoročnimi koristmi za organizacijo.
• Komunikacijski procesi se poenostavijo med programi, kar omogoča večje sodelovanje med skupinami.
• Vodje projektov se lahko osredotočijo na vsakodnevne operativne naloge. Članom ekipe lahko nudijo trenerske možnosti in po potrebi izboljšajo nabor spretnosti.
• Ponudba standardizirane uporabe orodij in programske opreme za upravljanje projektov olajša premikanje virov med projekti.
• Skupna raba sredstev med projekti bo močnim ekipam omogočila napredek.

Ocenjevanje okvira PMO

Napake pri projektu so drage. Lani je Inštitut za projektno vodenje (PMI) poročali, da je znesek izgubljenega denarja pri neuspešnih projektih v povprečju znašal 97 milijonov dolarjev za vsako milijardo dolarjev.

Najboljše mesto za oceno ciljev organizacije PMO je razmisliti, kako skupine sodelujejo v več sistemih. Osredotočite se na proces sodelovanja tako v skupini kot v celotni organizaciji in ocenite, ali zainteresirane strani temeljito razumejo, kako projekti potekajo, in ali vidijo uspešnost projekta.

Ko ekipe delajo v silosih, nastanejo finančni stroški, zaradi katerih lahko podjetje izgubi priložnosti. Silosi ovirajo rast in učinkovitost organizacije, kar lahko privede do podvajanja dela različnih oddelkov in demotiviranih skupin, ki so izključeni iz rezultatov vožnje in dosežejo KPI.

PMO mora zagotoviti, da vse ekipe uporabljajo dosledne metodologije upravljanja projektov in da se za upravljanje vseh projektov uporablja standardizirana programska oprema. Orodja in programska oprema so izvrstna, da omogočite vašim skupinam učinkovito delo, vendar če podjetje ne uporablja pravilno v celotni organizaciji, lahko postane drago podjetje. To lahko vpliva na uporabo orodij od varnosti do skrbi za skladnost.

Drug vidik je, da dovoljenje projektnim skupinam, da uporabljajo različna orodja, prinaša različne delovne pristope. To lahko ovira prerazporeditev virov tam, kjer jih organizacija najbolj potrebuje, kar vpliva na stroške projekta, čas do trženja in končni rezultat.

Nekatere organizacije vidijo, da je vodstvo tako oddaljeno od vsakodnevnih dejavnosti, da se ne zavedajo vpliva tveganja na tekoče projekte, ki ima za posledico skrajšani rok dobave, zapravljene vire in preveč proračuna.

Organizacije se trudijo biti usmerjene v rezultate, kar je ključnega pomena za njihove poslovne načrte in uspeh. Okvir PMO je lahko dragoceno sredstvo pri določanju področij za izboljšave in zagotavljanju, da organizacija izvaja optimalne projekte pravočasno in v okviru proračuna.

Merjenje uspeha v PMO?

TO raziskava KPMG je ugotovil, da skoraj 80% organizacij ocenjuje, da so njihovi PMO 'zmerno' in 'izjemno učinkoviti' pri podpiranju sprememb znotraj organizacije.

Po raziskavi Gartnerja je 70% organizacij, ki so izvajale PMO, poročalo o izboljšanju stopnje uspešnosti projektov. Merjenje uspeha PMO omogoča višjemu vodstvu, da sprejema premišljene odločitve o tem, kako najprimerneje prilagodi rezultat projekta.

Organizacija mora najprej opredeliti in se dogovoriti, kaj bo izmerjeno za doseganje uspeha PMO. Nastavite tri do pet KPI-jev, ki jih je realno izmeriti in jim slediti. Tu je seznam KPI-jev, ki jih lahko poskusite izmeriti:

• Število zaključenih projektov glede na opuščene ali nedokončane. Osredotočite se na tiste projekte, ki sodelujejo v PMO, v primerjavi s tistimi, za katere PMO ni prispeval.
• Primerjajte ocenjene stroške projekta z dejanskimi stroški podjetja. To je lahko pomembno poslovno gonilo in temu KPI je mogoče dati večjo težo.
• Analizirajte donosnost naložb (ROI) za projekte, ki jih koordinira PMO, in tiste, ki niso sodelovali v PMO. To lahko potrdi okvir PMO. Ali pa bo poudarilo, kje so potrebne spremembe okvira PMO.
• Analiza medletnih (YoY) časovnih presledkov, potrebnih za izvedbo projektov enake velikosti ali prednostne ravni. Poskrbite, da primerjate jabolka z jabolki za pravično merjenje tega KPI. Če ne, bo rezultat neučinkovit in ne bo pomagal pri spodbujanju izboljšav projektov.
• Izračunajte, ali so bila sredstva ustrezno dodeljena projektom. Poskrbite, da bo za projekt na voljo pravo število virov. Ta KPO KPO bo ocenil učinek projektov, ki se izvajajo pravočasno.
• Oglejte si projektne skupine o postopku PMO in njegovem vplivu na njihove projekte. Je bilo koristno, če sodelujete v PMO? Ali je PMO zagotovil treniranje in mentorstvo, ki sta izboljšala spretnosti projektnih skupin?

Rezultat merjenja PMO bi moral izboljšati funkcije PMO v projektih, ki še prihajajo. Ocenjevanje ključnih kazalnikov uspešnosti PMO po vsaki izvedbi projekta bo zagotovilo rast in trajnost PMO.

Zaključek: PMO je pomembnejši kot kdaj koli prej

Čeprav je bil napredek pri izvajanju programov uporabljen tako s slapnimi kot agilnimi metodologijami, bi lahko več razmišljali o izvajanju projektov, vključno z uvajanjem in lansiranjem izdelkov. Pomislite na končni cilj svojih projektov in nekatere izzive, s katerimi se danes soočate. Če ocenite te boleče točke, lahko vaša organizacija prilagodi ustreznejše funkcije PMO, potrebne za upravljanje projektov. V tem zapletenem tehnološkem okolju lahko najbolje služi vodstvenim in projektnim skupinam.

PMO se nenehno razvijajo z novimi tehnologijami, metodologijami in miselnostmi projektnih skupin. S prilagoditvijo okolju vašega podjetja lahko PMO prevzame širši nabor funkcij in odgovornosti ter podpira projekte v celotnem podjetju.

Okvir PMO v prihodnosti bo moral biti prilagodljiv, da bo prilagodil rast programov in se bolj smiselno prilagodil dolgoročni strategiji organizacije. Ker se organizacije soočajo z novimi tehnološkimi potrebami, oddaljenimi delovnimi okolji in vse večjo zapletenostjo projektov, so prednosti PMO bolj prepričljive kot kdaj koli prej.

Razumevanje osnov

Kakšne so vloge in odgovornosti PMO?

Urad za vodenje projektov si prizadeva poenotiti izvajanje projektov v organizaciji. Cilji PMO se lahko osredotočijo na upravljanje, komunikacijo, upravljanje virov, strateško načrtovanje in poučevanje.

Zakaj je pisarna za vodenje projektov tako pomembna?

Urad za upravljanje projektov lahko pomaga zmanjšati število napak pri projektu. Lani je bilo povprečno 97 milijonov dolarjev za vsakih 1 milijardo neuspelih projektov. Nobeno podjetje ne bo uspelo, če bodo njegovi projekti upravljani neučinkovito glede na dobavni rok, vire in proračun. Tu lahko PMO najbolje pomaga.

Kakšne so prednosti PMO?

Ugodnosti PMO pomagajo poenostaviti komunikacijo pri vseh projektih z notranjimi zainteresiranimi stranmi, vključno z vodstvom. PMO ponuja treniranje, ki omogoča priložnosti za izboljšanje nabora spretnosti, kjer je to potrebno. PMO omogoča vlaganje sredstev tam, kjer jih organizacija najbolj potrebuje.

Kaj je namen PMO?

Namen PMO je odvisen od potreb organizacije, ki ji služi. Funkcija PMO mora opredeliti standardizirane procese, ki urejajo upravljanje projektov, vključno z orodji za upravljanje projektov.

Zakaj je potreben PMO?

PMO zagotavlja upravljanje nad upravljanjem projektov v celotni organizaciji. PMO premosti vrzel med višjim vodstvom in drugimi skupinami za izboljšanje projektne komunikacije. PMO upravlja medsebojne odvisnosti med projekti in je lahko v pomoč pri poučevanju voditeljev projektov in vodenja skupin, s čimer spodbuja izboljšane sklope spretnosti.