Povzetek

Kaj je ERP in zakaj ga uporabljati?

• ERP je skupek sistemov, ki vse skupaj poslovnih procesov podjetja. To pomaga standardizirati, racionalizirati in integrirati procese v kadrovski, finančni, distribucijski in dobavni verigi.
• Izvajanje ERP lahko traja kjerkoli vmes šest mesecev in dve leti. Vplivi na časovnico lahko vključuje velikost podjetja ali prenos podatkov iz starejših sistemov, med drugim.
• ERP lahko zagotovi vse od povečala produktivnost in varnost podatkov na razširljivost in prihranek stroškov, pri čemer so bili glavni razlogi navedeni spodaj.
• Ko so poslovni procesi in podatki avtomatizirani in centralizirani, zaposleni bodo našli da imajo manj ročnega dela, pridobijo lažje zmožnosti poročanja in lahko proaktivno upravljajo celotne operacije z veliko manj motnjami.

Kakšni so koraki za izvedbo ERP?

• 1. korak - Ocenjevanje vaše pripravljenosti za izvajanje ERP. Včasih je podjetje na jasni prelomni točki, kjer je očitno, da je ERP nujen. Vendar je izvajanje ERP bistveno tvegano prizadevanje. Za majhno podjetje, ki se preseli iz Excelovih preglednic in izvaja Microsoft Dynamics GP, morda znaša 100.000 USD. Za večje podjetje lahko stane več milijonov dolarjev. To je tudi velika naložba zaposlenih v smislu čustvenega cestninjenja in dodatnih stroškov. Toliko kot 75% implementacij ERP ne uspe da izpolnijo svoje cilje.
• 2. korak - Dokumentiranje poslovnih procesov. Nato morate zagotoviti, da so vaši poslovni procesi dobro dokumentirani in zbrani na enem mestu. Sem spadajo tako očitni glavni procesi kot tudi najbolj podrobne ponavljajoče se dejavnosti. Ta dokumentacija zagotavlja vodstvu jasen pogled na obseg, zapletenost in minimalne zahteve projekta. Ti podatki bodo posredovani tudi vašemu Prodajalec z dodano vrednostjo (VAR), ki upravlja tehnični del izvedbe in vam pomaga prilagoditi programsko opremo. Več informacij lahko dobite za VAR, boljše delo bodo opravili.
• 3. korak - določite VAR in programsko rešitev, ki jo boste implementirali. Izbira pravega programskega paketa je ključnega pomena za uspeh ERP, vendar je to eden najbolj zapletenih delov procesa. Pretvorite svojo zanesljivo procesno dokumentacijo v kratek opis posebnih zahtev in prosite VAR-je, naj v svojih predstavitvah govorijo posebej o teh zahtevah. Vprašajte tudi VAR-je, katera druga podobna podjetja uporabljajo programsko opremo, ki jo prodajajo, in s katerimi je VAR sodeloval. Morali bi prisluhniti navedbam, da VAR razume vaše podjetje in je že delal s podobnimi zahtevami.
• 4. korak - pogajajte se o pogodbi z VAR. Določite, kaj pomeni uspešna izvedba v pogodbi, vsaj kot dodatek - če doda 50 strani z več diagrami poteka in diagrami, naj bo tako. Poskusite se izogniti vzorčnemu sporazumu VAR in vključite svojega svetovalca. Optimalni rezultat vašega cilja bi bila pogodba s fiksno določeno ceno, končna odjava pa ostane na vas.
• 5. korak - Jasno določite notranjo strategijo in poiščite široko vplačilo. Na tej točki bi bilo treba oblikovati ključno projektno skupino, ki bi pomagala pri uvajanju programske opreme. V ekipi bi morali biti izvršni sponzor in notranji vodja projekta. Izvršni sponzor bi moral biti zelo starejši, moral bi ohranjati nadzor na visoki ravni in odgovornost za cilje projekta ter artikulirati splošno strategijo za izvajanje vsakodnevne ekipe. Interni vodja projekta mora biti oseba z izkazanimi sposobnostmi vodenja projektov. Tudi nad nivojem izvršnega sponzorja se mora zavzemanje za izvajanje izvajati iz najvišjih rangov organizacije. Če je predsednik ali izvršni direktor ravnodušen do projekta, to drugim v organizaciji sporoča, da je odpor morda sprejemljiv in lahko predstavlja tveganje.
• 6. korak - Osredotočite se na ključne prednostne naloge pred zagonom. Končni čas, ko lahko tveganje čim bolj zmanjšate, je v časovnem obdobju tik pred zagonom. Trenutno se zgodijo tri ključne dejavnosti (testiranje, usposabljanje in podatkovna različica). Poskrbite, da bo vsakemu namenjena dovolj pozornosti.
• 7. korak - Pojdite v živo z novo programsko opremo. Ko je čas, da začnemo živeti, je najbolje, da celotni organizaciji sporočimo, da morajo biti vsi maksimalno prilagodljivi in ​​na voljo. Ne glede na to, kako dobra je priprava, bo nekaj nepričakovanih izzivov. Dajte prednost natančnemu in takojšnjemu nalaganju začetne bilance stanja na datum preseka. Zaradi številnih podrobnosti, ki so potrebne za natančno in popolno sledenje sredstev in obveznosti v hčerinskih knjigah, je to lahko veliko izzivov. Zaloge in terjatve so ponavadi najbolj tvegani računi.

Uvod

V življenju skoraj vseh rastočih podjetij pride trenutek, ko sistemi in procesi, ki so mu služili od začetka, postanejo nezadostni. Podjetja v zgodnji fazi običajno odraščajo z osnovnimi in poceni programskimi sistemi ter se močno zanašajo na prizadevanja in sposobnosti nekaterih ključnih administrativnih uslužbencev. Vendar v določenem trenutku programska oprema ne more slediti poslu in zaupanja vredni zaposleni postanejo preobremenjeni, povzroča vrzel v zmogljivosti kjer mora podjetje sprejeti ukrepe za izpolnitev poslovnih potreb. Če ne bomo ukrepali za izboljšanje procesov, se bo ta vrzel v zmožnostih razširila in ovirala sposobnost podjetja za rast in konkurenco.

Za večino podjetij na tej ključni prevojni točki se odločijo, da bodo izvajali zanesljivo načrtovanje virov podjetja (ERP) programska oprema, ki vključuje vsa področja poslovanja in pomaga premagati prej omenjeno vrzel v zmogljivosti. To je odločilna odločitev v življenju podjetja in se je treba lotevati z neprekinjenim poudarkom na obvladovanju tveganj. Čeprav ERP morda ni seksi, je ključnega pomena za rastoča podjetja in ga ne smemo prezreti.

Kot dolgo časa finančni nadzornik in v zadnjem času generalni direktor podjetja, delal sem na več izvedbah, pri čemer sem uporabljal tri različne programske pakete na ravni celotnega sistema in modula. Jasno je, da sodobna podjetja potrebujejo ERP in zagotovo se zavzemam za njegovo izkoriščanje. Vendar je izrednega pomena, da so voditelji v celotnem procesu osredotočeni na natančno izvedbo. Ker bo vsak izid projekta implementacije programske opreme vplival na poslovanje naprej, ta članek nudi vodjem podjetij prednosti in tveganja ERP ter podroben vodnik po korakih za izvajanje.

Kaj je ERP in zakaj ga uporabljati?

Kaj je ERP?

ERP se nanaša na nabor sistemov, ki vse skupaj poslovnih procesov podjetja in omogoča pretok podatkov med procesi in funkcijami. To pomaga standardizirati, racionalizirati in integrirati procese v HR, finance, distribucijo, dobavno verigo - vključiti različne vidike podjetja v eno celovit sistem. Osnovna programska oprema uporablja integrirano platformo in skupne definicije podatkov. Danes ERP sistemi nudijo celo poslovno inteligenco, avtomatizacijo prodajnih sil in avtomatizacijo trženja. Dejansko je zdaj večina spletnih mest e-trgovine tesno povezani do neke oblike ERP zaledja. Učinkovita implementacija ERP ne zahteva le ustrezne programske opreme, temveč tudi temeljito dokumentacijo, odkup ključnih zainteresiranih strani, komunikacijo s prodajalci in usposabljanje zaposlenih.

Čeprav za uvedbo ERP ni običajnega časovnega okvira, lahko traja kjerkoli vmes šest mesecev in dve leti. Vplivi na časovnico se razlikujejo glede na podjetje, vendar lahko vključuje velikost podjetja, prenos podatkov iz starejših sistemov in zapletenost nameščenega sistema. V nasprotju s številnimi strateškimi odločitvami, ki jih je mogoče kasneje zavrteti, je podjetje nenavadno, da opravi več kot eno izvedbo ERP.

Kakšne so prednosti ERP?

ERP lahko zagotovi vse od povečala produktivnost in varnost podatkov na razširljivost in prihranek stroškov, pri čemer so bili glavni razlogi navedeni spodaj. Ko so poslovni procesi in podatki avtomatizirani in centralizirani, zaposleni bodo našli da imajo manj ročnega dela, pridobijo lažje zmožnosti poročanja in lahko proaktivno upravljajo celotne operacije z veliko manj motnjami.

Opazno izvajanje programske opreme, ki sem jo vodil, je bil dodatek vijak plačilni (AP) avtomatizacijski modul v okolju Oracle. Modul je bil ločen od sistema ERP, vendar je uporabljal iste baze podatkov in je bil v celoti integriran. Bil sem novi nadzornik 500 milijonov dolarjev vredne skupine podjetij in obstoječi sistem je bil arhaičen. Šokiran sem bil, ko sem ugotovil, da je plačilna skupina premešala dobesedni papir okoli 20 različnih pisarn, na papirju preverjala začetnice za odobritev, 100-odstotno plačevala s fizičnimi čeki in nato ročno podpisala vsak ček. Papirnati računi so bili v datotekah shranjeni tudi sedem let ali več.

Na splošno je šlo za čisto izvedbo: ugotovili smo jasno priložnost za izboljšanje, se odločili, da jo bomo agresivno nadaljevali z najboljšo programsko rešitvijo, ki je na voljo, in nato postavili zgodnje temelje za obvladovanje tveganj s temeljitim dokumentiranjem naših postopkov in iskanjem vplačil za upravljanje. Rezultati so vključevali drastično nižje transakcijske stroške in izboljšano sposobnost raziskovanja narave stroškov. Poudariti želim, da je bil vstop pomemben. Čeprav sem bil nov v organizaciji in sem menil, da bi morala računovodska skupina določiti lastno politiko, me je finančni direktor upravičeno prisilil, da prodajo generalne direktorje vsakega sestavnega podjetja v izvedbi. Izvedli smo s podporo večine ključnih poslovnih voditeljev, zlasti tistih, ki niso bili locirani z računovodsko ekipo. Sčasoma je bila ta programska oprema AP, ki je bila leta 2014 namenjena le ZDA in Kanadi (65% celotnega poslovanja), pozneje razširjena po vsem svetu.

Zdaj pa pojdimo v korake implementacije ERP.

1. korak - Ocenjevanje vaše pripravljenosti za izvajanje ERP

Kot smo že omenili, je podjetje včasih na jasni prelomni točki, kjer je očitno, da je ERP potreben:

• Podjetje beleži hitro rast prihodkov, zalog ali raznolikosti proizvodne linije. Na splošno rast sčasoma povzroča povečano zapletenost poslovanja in morda je dobro, da se premaknete pred morebitno težavo na koncu toka.
• Podedovani sistemi (zlasti tisti, ki so zelo odvisni od Excela ali dostopa) se pod težo vse bolj zapletenega posla propadajo. Če med rastjo niste implementirali ustreznih sistemov, lahko dosežete točko, ko se poslovna sposobnost vašega starega sistema poslabša.
• Podjetje mora pokazati močnejše procese, notranje kontrole ali zmožnost finančnega poročanja, da dobi dostop do bančnega financiranja. Včasih bodo banke postavile profesionalizacijo finančne funkcije podjetja pogoj za novo ali večje zadolževanje. To lahko vključuje sprejetje novih sistemov in sklepanje pogodb za storitve dajanja zagotovil.
• Podjetje je dodalo dodatne lokacije zunaj mesta ustanovitve. Če imate več lokacij, lahko upravljanje podatkov v realnem času zelo oteži in ERP sistemi pri tem zelo pomagajo.
• Obstajajo težave z obstoječimi sistemi, ki se uporabljajo. Ponudniki programske opreme običajno v določenem trenutku prenehajo podpirati ali posodabljati starejši poslovni sistem, kar lahko povzroči težave s funkcionalnostjo in varnostjo.

Vendar je izvajanje ERP bistveno tvegano prizadevanje. Popoln neuspeh lahko pohablja podjetje za daljše obdobje, delni neuspeh pa lahko povzroči neučinkovitosti, ki jih je težko odpraviti. Najboljši način, kako lahko razložim ogromnost odločitve o ERP, je, da bo skoraj zagotovo stalnica za podjetje. Denarna naložba je običajno precej visoka, čeprav se lahko giblje, na splošno v skladu z največjimi kapitalskimi izdatki, ki jih je podjetje doslej izvedlo. Za majhno podjetje, ki se preseli iz Excelovih preglednic in implementira Microsoft Dynamics GP, morda znaša 100.000 USD. Za večje podjetje lahko stane več milijonov dolarjev. Poleg tega je to velika naložba zaposlenih v smislu čustvenega cestninjenja in dodatnih stroškov.

Korak 1A: Ugotovite, kaj morate pridobiti

Razmišljajte z vidika obvladovanja tveganj in trezno določite, kaj boste upali z uvedbo ERP. Izmerite ga glede na stroške neuspešne izvedbe. Možno je, da je pravi odgovor, da se držite svojih trenutnih procesov in odložite izvajanje ERP. Včasih so nižje tehnologije smiselne in dobiček, povezan z novo programsko opremo, ne upravičuje stroškov. Na primer, nekoč sem se raje odločil za uporabo a samostojni programi na mednarodni osnovi za avtomatizacijo obstoječe dolgočasne metode obdelave stroškov. Na srečo je ta napor prinesel le enkratno bremenitev v višini 50 USD, vključno z 20 USD, namesto dolgotrajne in drage nadgradnje sistema.

Če se odločite za izvedbo ERP, priporočam, da na naslednja vprašanja odgovorite pisno:

• Kako je videti podjetje 90 dni po zagonu?
• Katere poslovne probleme bi rešili kot rezultat izvedbe?

Vzemite te odgovore in jih uporabite za izrecno oblikovanje ciljev izvedbenega projekta. Med postopkom vam bodo rekli, da je treba spremeniti predpostavko ali sprejeti kompromis. Z jasnim vpogledom v zahteve projekta boste veliko manj verjetno sklenili kompromis, ki povzroči veliko škodo.

Korak 1B: Razumevanje, kako je lahko videti neuspeh

Ko ste jasno izrazili, zakaj uporabljate ERP, in ugotovili, da je to vredno s tem povezanih tveganj, je ključnega pomena, da izberete pravo orodje ERP in ga uspešno izvedete. Toliko kot 75% implementacij ERP ne uspe da bomo v celoti izpolnili svoje cilje in naredili bomo vse, da bomo z uporabo najboljših praks izboljšali možnosti za uspeh.

2. korak - Dokumentiranje poslovnih procesov

Ko se odločite za ERP, je najpomembnejša naloga zagotoviti, da so vaši poslovni procesi dobro dokumentirani in da so zbrani na enem mestu. Sem spadajo očitni glavni procesi, kot so plačilo in naročilo v gotovino , vendar bi moral zajemati tudi najbolj podrobne ponavljajoče se dejavnosti, kot je vkrcanje zaposlenih ali odobritev urnikov. To morate storiti pred kakršnimi koli drugimi koraki, ker vsak nedokumentiran postopek postane predpostavka in vsaka predpostavka nosi tveganje. Poleg tega ta dokumentacija zagotavlja vodstvu jasen pogled na obseg, zapletenost in minimalne zahteve projekta.

Ključni element vašega dokumentacijskega projekta je izrecna identifikacija deležnikov informacij v vsakem koraku vsakega poslovnega procesa. Implementacije na najnižjih ravneh podjetij propadejo, kadar se procesi ne prevedejo v celoti ali kadar ekipa izvršnega vodstva ne upošteva nadaljnjih učinkov. To vrsto neuspeha sem videl že neštetokrat. V moji najnovejši izvedbi je skupina za pomoč strankam poudarila, da je v zapuščinskem sistemu ključno polje za izbiro strank, ki je ključnega pomena za zagotavljanje naše običajne visoke ravni storitev. Vendar pa je vodja IT-projekta napačno domneval, da to področje ni nujno, kar je odpravilo zahtevo. To je neposredno privedlo do številnih težav s storitvami za stranke, saj je iz postopka zagotavljanja kakovosti odstranil ključne funkcije.

Večina podjetij v zgodnji fazi nima ustrezne dokumentacije in priporočljivo je poiskati zunanjo pomoč pri strokovnih CPA-jih ali svetovalcih, da bi te informacije dobili skupaj. Verjetno je, da vaši interni ekipi primanjkuje časa in sposobnosti, zlasti ker vitka in gibčna zasebna podjetja vajo vidijo kot protislovno okretnost.

Posredovanje dokumentacije prodajalcu z dodano vrednostjo (VAR)

Poleg tega morate jasno razložiti vse, kar podjetje počne, ker boste te podatke posredovali svojim prodajalec z dodano vrednostjo (VAR), ki upravlja tehnični del izvedbe in vam pomaga prilagoditi programsko opremo. Več informacij lahko dobite za VAR, boljše delo bodo opravili. Če VAR ne date veliko informacij, bodo predpostavljali, da bodo zapolnili vrzel v znanju. Te predpostavke bi lahko temeljile na lastnih izkušnjah ali na kratkem pogovoru z zaposlenim, ki nima celotne slike. VAR imajo omejene roke in nujno je, da dobijo sredstva na delovnih mestih in iz njih. In ker večina podjetij običajno ERP uvede samo enkrat, jih ni nujno motivirati s ponovljenimi posli.

Pomislite na tveganje tako: VAR, ki razume le 30% vašega podjetja, bo verjetno ponudil rešitev, ki ustreza 30% vaših potreb. S pripravo popolne in natančne dokumentacije pred dokončanjem pogodbe z VAR zmanjšate to tveganje na najmanjšo možno mero. To se zgodi na več pomembnih načinov:

• VAR je treba sprejeti za manj predpostavk.
• Ključne zahteve procesa se načrtujejo in izvajajo v celotnem procesu.
• Vaši notranji viri se počutijo slišane in njihov prispevek se upošteva.
• Pri pogodbi z VAR ste lahko zelo natančni.

V eni mojih nesrečnejših izkušenj poslovna skupina ni določila zahtev za izvedbo tesno povezane rešitve ERP / eCommerce. Prejeli smo spletno mesto, ki je bilo v osnovi neuporabno za naše stranke. Predpostavka VAR je bila, da videz in občutek našega spletnega mesta, usmerjenega k strankam, ni pomemben, če je tesno povezan s sistemom ERP. Na poslovni ravni smo spletno mesto videli šele dva tedna po tem, ko naj bi začelo delovati. Da bi to popravili, smo mesece delali na izboljšavah in na desettisoče dolarjev dodatnih stroškov. Nikoli ne dovolite, da VAR prevzame.

3. korak - določite VAR in programsko rešitev, ki jo boste implementirali

Izbira pravega programskega paketa je ključnega pomena za uspeh ERP, vendar je to eden najbolj zapletenih delov procesa. Raziskovanja ni enostavno, ker je v najboljšem interesu VAR, da stvari ostanejo nepregledne. Zato vam priporočam, da svojo trdno dokumentacijo postopka spremenite v kratek opis posebnih zahtev in prosite VAR-je, naj v svojih predstavitvah govorijo posebej o teh zahtevah. Še enkrat bolj natančni kot ste, bolj natančen bo VAR.

Predlagam tudi, da vprašate VAR, katera druga podobna podjetja uporabljajo programsko opremo, ki jo prodajajo, in s katerimi je VAR sodeloval. Morali bi prisluhniti navedbam, da VAR razume vaše podjetje in je že delal s podobnimi zahtevami. Če vam VAR pravi, da je podoben posel podoben, bodite skeptični.

Drugi ključni razmislek je, ali je v vašem poslovnem modelu nekaj nestandardnega, kar bo zahtevalo prilagoditev sistema. Če je odgovor pritrdilen, ali je ta nestandardna funkcija res potrebna? Mnogo neoptimalnih procesov in praks se običajno uveljavi v zgodnjih letih malih in srednje velikih podjetij. Prilagajanje v svojem sistemu ERP si predstavljajte kot vgrajeno tveganje in stroške. To je zato, ker bodo ob vsaki nadgradnji večjega sistema v prilagojenem delu programske opreme verjetno potrebne enkratne posodobitve. Uporabite to izvedbo kot trenutek za premislek, izboljšanje in poenostavitev obstoječih procesov.

4. korak - pogajajte se o pogodbi z VAR

Z dogovorom o pogodbi si lahko prihranite veliko bolečine in nezadovoljstva. Ker ste vložili v projekt dokumentacije, lahko jasno artikulirate, kako izgleda 'uspešen zaključek'. Toplo priporočam, da v pogodbi izrecno določite, kako izgleda uspeh, vsaj kot dodatek - če doda 50 strani z več diagrami poteka in diagrami, naj bo tako. Običajno želi VAR ohraniti pogodbene zahteve čim bolj nejasne in vam zaračunavajo na uro. Prav tako želijo biti tisti, ki razglasijo zaključek postopka in z veseljem zaračunajo dodatne honorarje za delo, ki bi moralo biti opravljeno od samega začetka. Poskusite se izogniti vzorčnemu sporazumu VAR in vključite svojega svetovalca. Optimalni rezultat vašega cilja bi bila pogodba s fiksno določeno ceno, končna odjava pa ostane na vas. Če pa je VAR glede pogojev neprilagodljiv, poskusite poiskati drugega ponudnika iste programske opreme, ki bi bil bolj dogovoren za pogajanja.

5. korak - Jasno določite notranjo strategijo in poiščite široko vplačilo

Na tej točki bi bilo treba oblikovati ključno projektno skupino, ki bi pomagala pri uvajanju programske opreme. V ekipi bi morali biti izvršni sponzor in notranji vodja projekta. Izvršni sponzor bi moral biti zelo starejši, moral bi ohranjati nadzor na visoki ravni in odgovornost za cilje projekta ter artikulirati splošno strategijo za izvajanje vsakodnevne ekipe. Interni vodja projekta mora biti oseba z izkazanimi sposobnostmi vodenja projektov. Vodenje projektov je lahko težavno, ker člani ekipe običajno izhajajo iz številnih funkcionalnih področij. Vodja projekta običajno nima tradicionalnih nadzornih pooblastil nad ljudmi, ki jih vodi. Učinkovit vodja projekta lahko premaga ta izziv in doseže cilje projekta. Oseba, ki je potrjena kot Strokovnjak za projektno vodenje (PMP) s strani Inštituta za upravljanje projektov verjetno imel potrebna znanja.

Tudi nad nivojem izvršnega sponzorja se mora zavzemanje za izvajanje izvajati iz najvišjih rangov organizacije. Če je predsednik ali izvršni direktor ravnodušen do projekta ali celo opazno izključen, to drugim v organizaciji sporoča, da je odpor morda sprejemljiv in lahko predstavlja tveganje.

Na primer, v a finančni nadzornik Na položaju, ki sem ga zasedal, sem se zavzel za uvedbo avtomatiziranih obračunskih obveznosti in zanj pridobil soglasno interno odobritev. Ko smo uvedli programsko opremo in srednjim menedžerjem pokazali, kako potrjujejo račune, jih je več zavrnilo sodelovanje. Generalni direktor se ni hotel vključiti in usmerjati teh nepopustljivih menedžerjev, rezultat pa je bil, da je bila odobritev dodeljena ne-vodstvenim zaposlenim, ki jim je skoraj zagotovo primanjkovalo znanja ali perspektive za ustrezno oceno stroškov, ki jih je treba plačati.

Izvršni sponzor in vodja projekta morata imeti jasne cilje in roke za upravljanje. Pri sezonskem poslovanju bi si morali prizadevati za najpočasnejši letni čas in na začetek tega obdobja spraviti začetni datum zagona. Celoten projekt bo verjetno deloval dlje od prvotnih pričakovanj in ne želite, da vas ujame, da ga je treba začeti v slabem letnem času.

6. korak - Osredotočite se na ključne prednostne naloge pred zagonom

Končni čas, ko lahko tveganje čim bolj zmanjšate, je v časovnem obdobju tik pred zagonom. Trenutno se zgodijo tri ključne dejavnosti (testiranje, usposabljanje in podatkovna različica). Poskrbite, da bo vsakemu namenjena dovolj pozornosti.

Testiranje

Povezave med moduli in sisteme je treba dolgotrajno preizkusiti, da se zagotovi, da se podatki ustvarjajo in prenašajo, kot je predvideno. Ko na primer kupcu generirate račun pod določenimi pogoji, se prepričajte, da modul Terjatve povzroči, da se v modul Glavna knjiga vnesejo pravilni vpisi. Vredno je izvajati vzporedne transakcije v starejšem sistemu, pa tudi v novi rešitvi ERP, da zagotovite enakovredno funkcionalnost. Temeljito se preizkusite in podrobno preglejte rezultate. Če kateri koli del sistema ne deluje, kot je bilo načrtovano, se ne zavezujte, da boste šli v živo.

Klasičen primer neuspešnega ERP je bil Hershey , ki je začel delovati z rešitvijo SAP in še dvema pritrdilnima sistemoma, začenši leta 1996. VAR je priporočil 48-mesečni postopek, toda Hershey je vztrajal, da se začne predvajanje v 30 mesecih, da se dokonča prehod pred Y2K. Izvajanje enega sistema ERP je dovolj zapleteno, a vključitev ločene rešitve dobavne verige in ločene rešitve za upravljanje odnosov s strankami (CRM) hkrati je bil tudi znak ponižanja. Hershey se je odločil, da bo žrtvoval čas testiranja, da bi dosegel svoj nepremišljeni rok. Njihova izvedba je bila katastrofa; Hershey v času največje sezone ni mogel izpolniti naročil strank in izgubil 100 milijonov dolarjev prodaje leta 1999 kot rezultat.

Usposabljanje

Nekatera usposabljanja bodo potekala hkrati s testiranjem, saj bo na splošno sodeloval ključni uporabnik ali dva iz vsakega funkcionalnega področja. Napaka pa je, če se zanašamo na tiste preizkuševalce, ki so trenerji drugih delavcev na njihovem območju. Izvesti je treba dobro načrtovan program usposabljanja z dovolj časa, da se lahko vsi člani ekipe učijo. Razumejte, da bodo različni ljudje imeli različne stile učenja. Običajno se ljudje najbolje učijo, ko lahko nov sistem povežejo s starimi procesi. Dejavnosti so pogosto iste stvari z drugim imenom.

Ne imejte slepe vere, da so ljudje dovolj dobro usposobljeni. Pogosteje kot ne, prvič, ko vam VAR sporoči, da je podjetje pripravljeno na začetek, ni. Ne bodite presenečeni tudi, če bo močnejši sistem zahteval več klikov in časa na opravilih kot stari sistemi. Procesi lahko trajajo dlje in lahko zahteva, da jih vsak dan izvaja več ljudi. Odlično bi bilo, če bi vam lahko zagotovili, da z ERP vedno kupujete prihranke pri stroških dela, včasih pa ne. Pravzaprav trgujete z nekoliko višjimi stroški dela za izboljšane zmogljivosti in / ali notranje kontrole. Za številna podjetja se to splača, vendar pričakujte, da je to možnost.

Pretvorba podatkov

Proces, ki se zgodi proti koncu vsake implementacije ERP, se imenuje pretvorba podatkov, ki zveni razmeroma preprosto in benigno. Ponavadi je veliko bolj problematično, kot je bilo pričakovano, in je pogost vzrok za zamude in težave po zagonu. Pretvorba podatkov je večinoma ročno in dolgočasno delo, običajno pa zahteva delo iz funkcionalnih virov, ki najbolj poznajo naravo podatkov. Majhne napake lahko po preselitvi podatkov povzročijo velike težave, zato je najbolje zagotoviti trden pristop k zagotavljanju kakovosti.

Pri eni izvedbi smo se zanašali na interno informacijsko ekipo, ki je iz starega sistema prevzela podrobne podatke o inventarju in jih pravilno preslikala v enakovredna polja v novo uvedeni rešitvi ERP. Ko so bili podatki obdelani v preglednici, so se njihovi elementi med poravnavami poravnali, tisočim določenih inventarnih postavk pa so bili dodeljeni popolnoma nepravilni atributi. To je povzročilo vsakodnevno neučinkovitost pri naročanju zalog in tekoči projekt ročnega čiščenja, ki je trajal šest mesecev.

Pomemben del pretvorbe podatkov je čiščenje podatkov . Podedovani sistemi imajo način, da sčasoma kopičijo neuporabne podatke, ki jih ni vredno vnašati v novo sistemsko okolje. Nekaj ​​primerov tega so nedokončane ponudbe cen in informacije o zastarelih izdelkih.

Drugi ključni del postopka je prevajanje podatkov. V zapuščinskem sistemu obstajajo ključni podatki, ki jih je treba preslikati v enakovredna polja v novem sistemu. Velikokrat izravnava obeh sistemov ni popolna ali enostavna. Dober sistem ERP bo imel uporabniško določena polja, ki bodo omogočala potreben zajem in selitev podatkov.

Hitra opozorilna beseda

Ker zgornji deli postopka trajajo dlje, kot je bilo pričakovano, celoten postopek običajno zamuja. V večini izvedb je skušnjava, da se dejavnosti v kasnejši fazi stisnejo. VAR, ki običajno potrebuje svoje ljudi, da se premaknejo na naslednji projekt, bo pogosto pritiskal na hitenje. Ne popustite tej skušnjavi in ​​/ ali pritisku. Začeti bi morali z miselnostjo, da časovnega okvira za testiranje, usposabljanje in pretvorbo podatkov iz kakršnega koli razloga ni mogoče skrajšati in da ga je mogoče po potrebi podaljšati.

To posledično pomeni, da je mogoče datum vklopa po potrebi prosto podaljšati. Načrtovani datum zagona ne sme biti nikoli povezan z nobenim drugim ključnim datumom, kot je konec četrtletja ali proračunsko leto. To pomeni veliko tveganje. Najboljša stvar, ki jo lahko finančni direktor ali drug izvršni vodja naredi za zmanjšanje tveganja pri uvajanju ERP, je ohranjanje discipline v časovnem okviru in zagotovitev, da se obratovanje začne izvajati šele, ko je veliko udobja, da so ljudje in programska oprema pripravljeni.

7. korak - Pojdite v živo z novo programsko opremo

Ko je čas, da začnemo živeti, je najbolje, da celotni organizaciji sporočimo, da morajo biti vsi maksimalno prilagodljivi in ​​na voljo. Priporočam, da vsem vpletenim sporočite, da bodo morali biti na voljo za veliko nadur v prvih dneh, vključno s prvim vikendom. Ne glede na to, kako dobra je priprava, bo nekaj nepričakovanih izzivov.

V moji najnovejši izvedbi (za pridobljeno poslovno enoto v večjem podjetju) smo sredi uvedbe ugotovili, da lahko količine postavk gredo le na dve decimalni mesti natančno zaradi globalne sistemske nastavitve, ki je bila določena 20 let prej. To nas je prisililo, da smo sproti spremenili cene in strukturo merske enote, ker smo ugotovili, da ne moremo natančno prodati ali izslediti niti unče (0,0625 funtov) našega izdelka v razsutem stanju. To je bila majhna podrobnost, ki nas je vrnila nekaj dni nazaj.

Na datum preseka bi morali dati prednost natančnemu in takojšnjemu nalaganju začetne bilance stanja. Zaradi številnih podrobnosti, ki so potrebne za natančno in popolno sledenje sredstev in obveznosti v hčerinskih knjigah, je to lahko veliko izzivov. Zaloge in terjatve so ponavadi najbolj tvegani računi.

Nalaganje podatkov je treba podrobno pregledati, ker je napake na tej stopnji zelo težko in dolgotrajno popraviti.

Ko delate v novem sistemu ERP, je treba vsaj prvih nekaj mesecev ohraniti izboljšano stalno podporo. Primerno je imeti redne klice, kjer se razpravlja o odprtih vprašanjih in jih posodablja.

Misli o ločitvi

Čeprav ima uporaba sistema ERP veliko koristi, je njegovo izvajanje res tvegano. Vendar pa lahko z uporabo najboljših praks in dobro vodenjem postopka zmanjšamo tveganja. Odstranjevanje s tega delovnega mesta ne bi smelo biti skupek razlogov za neizvajanje ERP, temveč nekaj idej za izboljšanje možnosti za uspeh.

Po navedbah avtorja Howard Smith in Peter Fingar, »Niso vsi problemi pri integraciji procesov tehnični in niso samo informacijski. Vključevanje računalniških sistemov ni isto kot povezovanje podjetja. '

Razumevanje osnov

Kaj pomeni VAR?

Prodajalec z dodano vrednostjo (VAR) upravlja s tehnično plat implementacije ERP in pomaga pri prilagajanju programske opreme na podlagi zagotovljenih navodil in dokumentacije o poslovnih procesih. Na splošno je več informacij, kot lahko navedete VAR, boljše delo bodo opravili.

Kaj je ERP in kako deluje?

Načrtovanje virov v podjetju (ERP) se nanaša na nabor sistemov, ki pomagajo standardizirati, racionalizirati in integrirati procese v kadrovski, finančni, distribucijski in dobavni verigi. Osnovna programska oprema uporablja integrirano platformo in skupne definicije podatkov. To lahko traja od šestih mesecev do dveh let.